バックオフィス業務

松下です。

今回は、秘書代行サービスを行なっておられるK先生にお話しをして頂きました。

秘書代行サービス内容

秘書代行サービスの内容は、クライアント情報・社内ルール・マニュアル・ノウハウ・総務経理などのバックオフィス業務で、会社の基礎部分を作る・強化するお手伝いをしております。

・給与計算(Excelを使用した簡単なもので明細を作成し、所得税を計算納付するまで)

・税理士さんにお渡しするまでの簡単な記帳(この会社ではExcelを使用しています)

・請求書発行(同じくExcelを使用しています)

・経費清算(小口現金の管理)

・税理士さんや行政書士さんとのやり取りの補助(質問を受けて・回答を教えてのやり取りをしてもらいます)

・新規入社、退社関係の手続きのやり方

・現場入場の際に必要な書類を集め、名簿を作成したり資料を整える

・年末調整の資料集め、整理

・労働保険の清算作業

・社会保険関係書類作成と手続きの内容の説明

etc・・・

■現状把握と整理・ムダ取り■

STEP1：業務のムラ・無理・ムダ取り(今行っている業務を何のために行っているか、今後必要かに着目しながら分析してムダなものを省いていく)

STEP2：情報のムラ・無理・ムダ取り(今持っている情報を何のために収集しているか、今後必要かに着目しながら分析してムダなものを省いていく)

■『任せて安心！』ステージ2へ■

STEP3：ワンオペからワークシェアへ(自分一人ができる仕事から誰でもできる仕事に落とし込む、自分の得意に特化する準備！)

STEP4：人に任せる(『自分がやった方が早い』から『任せて安心ひゃっほー！』へ)

■『お金を生み出す社長の時間の使い方』ステージ3へ■

STEP5：2〜5年後の未来をイメージする(空いた社長の時間の使い道に行動と期限をつける)

STEP6：1〜5を繰り返す(新しい事業展開が待っていますよ)

営業とバックオフィスの両輪があるから会社が成り立っているという事を忘れない。

僕もいろんな事で忙しくて手がさけないので、Y先生に朝会の進行や録画を頼んだり知り合いの社長さんに依頼してホームページの運用を頼んでいるわけです。

なのでK先生のこの業務は僕の様に仕事を振り分けてる人ほどその重要さが分かるお仕事ですね。

その他詳細など会員専用の動画でお話をしております。

松下